Gli approvvigionamenti

La funzione di approvvigionamento dei fattori produttivi necessari all'espletamento dell'attività dell'azienda è un'altra funzione critica per qualsiasi attività aziendale.
Bisogna essere sicuri di poter disporre delle risorse necessarie, nella quantità richiesta, al momento in cui sono necessarie, con il giusto livello di qualità ed al miglior livello del rapporto qualità/prezzo.
Per ottenere tutto ciò bisogna conoscere a fondo tutti gli aspetti del ciclo produttivo, gli aspetti generali e quelli critici della produzione nonché i costi connessi a ciascuna fase di lavorazione.

Il ciclo produttivo
Occorre definire con precisione il ciclo produttivo, descrivendone con attenzione le singole fasi che lo compongono con l'indicazione dei tempi necessari per ciascuna operazione, degli input in termini di risorse umane e materie prime, di tutti i costi operativi connessi, come ad esempio quelli di manutenzione.
Sarà fondamentale evidenziare tutti quegli aspetti generali e particolari, specialmente quelli cosiddetti "critici" per un corretto e regolare svolgersi dell'attività produttiva.
Questo permetterà di ridurre al minimo costi, tempi morti e sprechi ottimizzando l'utilizzo di tutte le risorse impiegate nel processo produttivo.

Aspetti critici
Nell'ambito della descrizione del processo produttivo è importante identificare tutte le fasi critiche del processo stesso.
Sono definite fasi critiche tutte quelle operazioni che potrebbero avere un impatto determinante sullo svolgimento di tutta l'attività produttiva.
Gli aspetti critici vanno pertanto opportunamente identificati e gestiti in modo da minimizzare il livello complessivo di rischio connesso con l'attività produttiva.

Analisi dei costi
Occorre analizzare tutti le voci di costo connesse con lo svolgimento dell'attività produttiva, quali:
- Costi di manodopera diretta
- Costi relativi ai consumi unitari di materie prime e semilavorati
- Costi per servizi connessi
- Costi generali da ripartire per la percentuale di competenza sull'attività in considerazione

La contabilità analitica offre ottimi spunti per l'ottimizzazione ed il miglioramento continuo dei processi.

L'organizzazione dell'azienda
Si definisce organizzazione aziendale l'insieme delle componenti e dei meccanismi di funzionamento di una struttura. Ogni impresa ha la sua organizzazione, organizzazione che è funzione degli obiettivi, delle strategie e delle risorse di cui l'azienda si è dotata.
La natura del mercato, il livello di dinamicità, la massa critica minima indispensabile per operare proficuamente, lo stile manageriale dell'imprenditore, tutti questi fattori congiuntamente determinano il modello organizzativo della nostra azienda. Nell'ambito di tale modello vengono poi definiti ruoli e compiti delle singole persone.
A tal fine è opportuno citare la definizione più ricorrente in materia di organizzazione aziendale per cui l'azienda "è un insieme di risorse umane, tecniche e finanziarie, coordinate ed interagenti tra loro per cogliere le opportunità offerte dal mercato".

Struttura organizzativa
La struttura di una azienda viene generalmente riassunta in uno schema tipo diagramma denominato ORGANIGRAMMA.
L'organigramma illustra i vari livelli gestionali dell'organizzazione, le relazioni intercorrenti fra le varie posizioni e le aree di competenza per ciascuna posizione.
Organizzazioni di piccole dimensioni spesso non hanno bisogno di schemi così dettagliati per organizzare o illustrare lo svolgimento delle attività aziendali.

Descrizione dei compiti
Per ogni posizione bisognerebbe specificare dettagliatamente l'insieme degli incarichi e delle responsabilità che le fanno capo (job description). Per ogni persona che debba ricoprire una determinata posizione bisognerebbe specificare con accuratezza le caratteristiche personali e professionali richieste (personal description). Tali aspetti sono fondamentali sia per assicurare il miglior modello possibile di organizzazione del lavoro, che per evitare problemi nell'identificazione delle responsabilità, dei meriti e delle mancanze che per assicurarsi che le persone selezionate siano effettivamente le più adatte a svolgere i compiti precedentemente individuati.

Il piano economico-finanziario
Prima di iniziare l'attività produttiva occorre raccogliere una serie di dati che saranno essenziali per lo sviluppo di un piano dove le esigenze di produzione, commerciali, organizzative ed economico-finanziarie siano ben bilanciate.

I dati necessari sono quelli relativi a:
- inflazione e prezzi unitari
- dimensione del mercato
- tassi di crescita e previsioni dei volumi di vendita e del fatturato
- costi della struttura di vendita e commerciali
- costi di produzione
- costi relativi alle scorte
- manodopera diretta ed indiretta
- costi di energia e manutenzione
- spese generali
- parametri finanziari
- investimenti
- quote d'ammortamento
- costo del denaro
- aliquote fiscali
- spese d'impianto
- dividendi
- altro

Tali parametri derivanti dalla tenuta della contabilità analitica e della contabilità generale ci permetteranno di preparare i tre documenti riassuntivi della gestione:
- Profitti & Perdite
- Stato Patrimoniale
- Flussi finanziari
e di determinare il punto di pareggio attraverso il calcolo del Break Even Point.

Il Conto Economico
Il conto economico riassume tutte le voci di ricavo e di spesa effettuate durante l'esercizio ed ha come scopo quello di determinare la perdita o l'utile d'esercizio.
Tale misura è data infatti dalla differenza algebrica tra le voci di ricavo e le voci di costo.
Il Conto Economico è diviso in più sezioni generalmente:
- RICAVI DI VENDITA
- CONSUMI DI MATERIALI
- TOTALE COSTI VARIABILI
- MARGINE DI CONTRIBUZIONE
- COSTI INDIRETTI
- MARGINE LORDO INDUSTRIALE
- REDDITO OPERATIVO
- SALDO GESTIONE FINANZIARIA
- REDDITO ANTE IMPOSTE
- REDDITO NETTO

Stato Patrimoniale
Lo Stato Patrimoniale indica invece le fonti e gli impieghi relativi alla gestione dell'attività aziendale. Esso si compone di tre parti: impieghi, fonti e capitale netto altrimenti dette attivo, passivo e netto.
Una ulteriore sottoclassificazione delle tre sezioni distingue le seguenti macrocategorie:

IMPIEGHI
- LIQUIDITA' IMMEDIATE
- LIQUIDITA' DIFFERITE

ATTIVITA' CORRENTI
- IMMOBILIZZAZIONI TECNICHE NETTE
- IMMOBILIZZAZIONI FINANZIARIE
- IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI

ATTIVITA' FISSE NETTE

TOTALE IMPIEGHI

FONTI
- PASSIVITA' CORRENTI
- PASSIVITA' IMMOBILIZZATE
- PASSIVITA' TOTALI
- PATRIMONIO NETTO
TOTALE FONTI

I flussi finanziari
L'analisi dei flussi finanziari o analisi di cash flow ha lo scopo di tenere sotto controllo le disponibilità liquide dell'azienda così da evitare situazioni in cui l'azienda si venga a trovare a corto di risorse finanziarie per supportare la propria attività.
Tale pericolo è sempre presente in qualsiasi tipo di azienda e tende ad accentuarsi nelle fasi di crescita dell'attività produttiva.
Tali flussi vengono calcolati tenendo presenti tutti i movimenti finanziari e patrimoniali che avvengono durante l'esercizio.

Il Break Even Point
L'analisi di break even o del punto di pareggio serve ad evidenziare in quale momento e per quale volume di vendita la nostra azienda raggiunge il pareggio tra costi e ricavi.
Sarebbe a dire individuare il momento in cui la nostra azienda smette di essere in perdita ed inizia a realizzare un profitto riuscendo a coprire con i propri ricavi sia i costi fissi che i costi variabili connessi alla produzione.

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